Brainstorm: betrek alle deelnemers door de juiste techniek

Voor een brainstorm zijn veel methoden mogelijk. Iedereen kent natuurlijk de versie met het volschrijven van geeltjes, die vervolgens opgeplakt worden en als groep worden beoordeeld haalbaarheid. Soms door ze te groeperen, soms een stapje verder met de COCD-box. Afhankelijk van groepsgrootte, onderwerp, doel en uiteraard ook ervaring van de deelnemers (maar ook de moderator), zijn er nog veel meer brainstormtechnieken om uit te kiezen. 

Bepaal je keuze voor de juiste werkwijze dan ook met als uitgangspunt: Hoe kan ik zoveel mogelijk halen uit alle deelnemers? Een simpele zin. Let goed op het schuingedrukte alle: elke deelnemer is anders, met daarbij ook de moderator zelf, en natuurlijk als belangrijke stakeholder genaamd de probleemeigenaar. Pasgeleden was ik uitgenodigd voor een brainstorm waar een variant gebruikt werd waarmee dat alle goed uit te leggen is.

Betrek alle deelnemers

Deze groep was namelijk vrij groot en divers. Mensen die al jaren betrokken waren bij de organisatie, zelfs als bestuur. Jong & oud, maar vooral ook extravert & introvert. Bij deze groep juist vanwege de professie beiden bijzonder goed vertegenwoordigd. Plus de zogenoemde wilde zwanen. Dat zijn deelnemers die buiten de organisatie staan en worden expres gevraagd  zowel een neutrale blik op het probleem maar ook om nieuwe ideeën in te kunnen brengen.  Deze brainstorm had drie rondes:

  • Kennismaking & opwarmer
  • Individuele brainstorm en verrijken
  • Beoordelen van de ideeën

Kennismaking & opwarmer

Uiteraard stelde iedereen zich even voor, om vervolgens aan het echte werk te beginnen. Als opwarmer koos ieder een van de aanwezige voorwerpen, om daar in een paar woorden bij te vertellen hoe ze de huidige organisatie (Het onderwerp van de brainstorm) beschreven. De voorwerpen liepen uiteen van ansichtkaarten tot lego blokjes.

De creativiteit werd daarmee al even geprikkeld, bovendien was het ook een mooie aanvulling op het voorstelrondje: hoe kijkt iedereen nu tegen het probleem aan, en hoe makkelijk en snel kunnen ze daarover (door)denken. En dat beurt voor beurt, zonder interruptie.

Individuele brainstorm en verrijken

De groep werd daarna in drieën verdeeld. Elke groep naar een eigen plekje, met elke deelnemer een vel papier. Er volgde drie korte rondes: Als eerste schreef ieder voor zich 10 ideeën op waarmee de organisatie verder kon. Dat vel papier werd vervolgens geruild, en ieder had 10 andere ideeën voor zijn neus. Bij die opties mocht men, waar mogelijk, aanvullingen bij schrijven om ze nog beter te maken. Zo volgde nog een rondje, zodat iedereen binnen alledrie de groepen op elk vel zijn aanvullingen had geschreven.

Een individuele sessie dus, die start met divergeren en afsluit met verrijken. Geen onderlinge gesprekken, maar ieder kon ongestoord zijn gedachten opschrijven. En vervolgens ook individueel beoordelen en aanvullen. Geen recht van de sterkste (grootste mond) dus. Een gevaar bij elke brainstorm. Of zoals Susan Cain in het boek Quiet & haar bekende TED-talk ook aangeeft:

There is zero correlation between being the best talker and having the best ideas.

Door deze methode kreeg ieder de ruimte om zijn inbreng te geven. En er dus ook meer input kwam dan bij een bekende ‘publieke’ brainstorm.

Beoordelen van de ideeën van een andere groep

De volgende ronde bestond uit het beoordelen van de ideeën van een andere groep, een eerste stap om te selecteren en dus te convergeren. Diens vellen papier werden opgehangen en het was aan elke groep om in te schatten welke ideeën het meest kansrijk waren. Of doordat het snel te realiseren was, of omdat het een enorm waardevol idee was. Wat misschien wel wat meer tijd en moeite zou kosten.

In deze fase was er dus wel een klein groepsproces aan de gang. Echter wel nadat iedereen al tijd had gehad om zijn eigen mening te vormen. Binnen de drie groepen waren wel een aantal overeenkomstige grote lijnen te ontdekken. Het gevaar dat de hardste schreeuwer zijn mening doordrukt was daardoor al ontweken. Tot slot namen de moderatoren van de avond, Hans Horsten en Friedy Boxstart, weer de groep bij elkaar om als collectief door de geselecteerde ideeën heen te lopen en het geheel samen te vatten. En daarmee de aangedragen oplossingen bij het bestuur van de organisatie neer te leggen, en de uiteindelijke keuzes te maken en daaropvolgende acties uit te zetten… Verantwoordelijkheid en beslissing op de plek waar het hoort.

Brainstorm met de juiste techniek

Voor deze brainstorm was dus een duidelijke keuze gemaakt om door het geven van individuele rust en tijd iedereen (in elk geval in schrift) aan het woord te laten. Natuurlijk kan een klassieke brainstorm met het roepen van ideeën ook werken. De realiteit is echter dat die methode niet altijd even goed werkt.

Men voelt zich geremd door aanwezigheid van bijvoorbeeld een leidinggevende. Door een vlotte prater. Of simpelweg door het groepsproces. Bekend van “The road to Abilene“, waarin de groep uiteindelijk een kant op gaat waar niemand op zat te wachten. Wil je toch zo’n methode gebruiken, dan vergt dat training van de hele groep en een hele sterke moderator. Maar dan nog blijkt het lastig om ieders inbreng alle ruimte te geven.

Deze methode door eerst individueel aan de slag te gaan en opties op te schrijven biedt dan ook meer kansen. Voor mij komt deze dan ook het lijstje favorieten. Bovenaan staat overigens nog steeds de techniek met de denkhoeden van De Bono. Geschikt voor een kleine groep en hij vergt ook wat meer uitleg en oefening, maar de techniek an sich kan ook na de brainstorm goed van pas komen.

Lees ook:

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.